远程办公政策制定难？看这篇就够了！

企业不论大小规模都会制定办公政策维持和恢复公司秩序。没有正确的策略就会面临安全、生产力和盈亏等方面的威胁，如果不加管控，很可能会严重损害企业的运营。而在远程办公人数创新高的背景下，对于远程办公政策的需求在水涨船高。

远程办公政策主要为了确保正确安全地管理远程用户和设备，满足安全性和合规性的要求。和日常办公政策一样，远程办公政策划定了底线，也可以提振员工士气。

很多企业只是发布了远程办公相关的期望和大致规则，但这种过于宽泛的无效沟通可能忽略了员工决策不当、效率低下、甚至孤独得想辞职等问题。也有不少企业清楚知道远程办公政策的重要性，但苦于缺少具体方法，不知道应该包含哪些内容，以及如何传达给员工和相关人员。

如果企业有远程员工或想要实施远程办公，想要制定全面的远程办公政策，可以从以下几方面入手：

• 通用信息和流程

• 设备和资源

• 期望

• 入离职流程

• 信息安全保护措施

• 联系信息

不同部门之间对于远程办公的要求可能存在差异，企业可以先考虑起草一份适用于全公司的通用政策再细化各部门的具体政策。

下面将具体说明上述政策制定细节。

1. 通用信息和流程

远程办公政策一般需要包含政策目的和适用范围，以及适用于大多数员工的通用准则和流程。

1）远程办公申请资格

• 哪些部门、团队或角色有资格申请远程工作机会

• 允许员工远程办公的频率

• 申请远程办公需要的入职年限

2）各种办公信息

• 如果计划为远程兼职的员工提供线下办公室，企业需要明确：

• 预计在办公室工作的频率

• 办公室所在位置

• 线下和线上办公工作之间的切换流程

• 和员工沟通好每周线上、线下办公的时间规划

• 员工如何在办公室打卡

• 员工如何进入办公室（门卡、数字代码等方式）

3）公司会议、绩效评估和员工活动

办公政策需要说明以下会议和活动的频率以及所需工具：

• 经理一对一沟通

• 团队会议

• 客户启动会议

• 绩效评估

• 员工学习发展活动

• 团建活动

4）远程员工入离职流程

• 新入职员工的公司业务系统账号创建
  

• 及时注销离职员工账号和授权

2. 设备与资源

远程办公政策需要规定是否为远程用户配备办公电脑或手机，是否允许使用个人设备办公，是否为居家办公提供津贴。

1）公司配备的办公设备

• 公司为支持不同部门、团队、角色的远程办公提供的技术

• 公司为支持远程员工高效工作提供的数字工具和资源

• 员工应如何使用公司设备

• 如何退回设备或申请新设备

2）自带设备（BYOD）

• 为了更好地控制员工使用自带设备的情况，企业还应制定 BYOD 的相关政策，具体包括：

• 员工为居家办公购入的设备可享受津贴或报销

• 如何监控和保护用于办公的个人设备

• 对自带设备的生产力期望以及工作进度跟踪

3）远程访问权限

• 如何配置、监控和保护员工对企业资源的远程访问（考虑使用最低特权访问原则）

• 定期安排远程访问安全培训

• 在远程员工设备上启用条件访问策略，禁止在公共/未知网络、热点、共享设备上工作

3. 期望

远程办公政策还需要提到非技术方面的工作期望，例如：

1）工作和休息

• 常规工作时间

  例：员工可以选择6点到18点内的任何时间工作，或者早8晚5，或者部门规定的工作时间段打破预期——只要完成个人 KPI，可以不规定

• 具体的办公时间
  
  

2）生产力和业绩目标

• 生产力预期

  例：如果谈话后员工依然没有达到业绩目标，企业可以再给员工一段调整时间，或者在条件允许的情况下要求员工恢复现场办公

• 为远程员工设定相应目标

• 如何衡量和跟踪业绩

3）沟通

• 员工与主管的联系频率

• 不同类型的通信需要的工具

• 休假申请流程

• 如何报告工作时间内导致停机的技术问题

4. 信息安全保护措施

• 远程办公政策还需要列出公司计划在远程用户设备上实施的所有安全保护措施，以及安全培训的相关内容，具体包括：
  

• 条件访问策略

• 密码复杂性要求和密码更改策略

• 多因素认证（MFA）

• 通用设备、网络和访问相关的安全策略

• 员工应在何时如何向公司报告设备丢失或被盗以及网络钓鱼攻击等情况，在规定时间内报告的员工可以免责。

5. 联系信息

远程办公策略需要说明员工遇到不同类型的问题时应该联系哪个部门，并且提供安全部门、IT 部门、管理部门、人事部门等相关部门的联系方式。

制定适合企业自身的远程办公策略

每个企业远程办公都有不同的总政策，不一定包含本文所列的所有内容，可能还会有本文没有提及的其他方面。总结来说，制定远程办公政策的重点在于具体落实安全性和合规性，同时在次要方面更加灵活，更具普适性。

最重要的是，远程办公政策需要根据现实情况不断调整更新，将情况变化传达给所有员工，尤其是受直接影响的员工。